La Mairie de Châteauroux a récemment entrepris un projet de digitalisation de sa gestion des files d’attente, dans le but de moderniser ses services et d’améliorer l’expérience des usagers.
En adoptant notre solution, la mairie transforme la manière dont elle gère les afflux de citoyens. Fini l’attente interminable pour les demandes de documents essentiels tels que les passeports, les cartes d’identité et autres services administratifs.
Une gestion efficace
Notre solution à grandement améliorée la gestion des présentations spontanées, souvent imprévisibles. Les citoyens qui se présentent sans rendez-vous à la mairie ne sont plus laissés de côté ou contraints de patienter de manière indéterminée. Ils sont désormais intégrés dans une file d’attente digitale où on leur communicque une estimation de leur temps d’attente. Cette approche assure que chaque personne soit pris en charge de manière ordonnée et efficace.
Le système adapte en temps réel la disponibilité des créneaux, offrant ainsi une flexibilité qui n’était pas possible auparavant. Cela réduit la frustration liée aux attentes prolongées et permet de concilier les demandes spontanées avec les rendez-vous planifiés.
Voici quelques limites de la réservation de créneaux horaire comme seule système de prise rendez-vous :
- En cas de prestation plus courte que prévu, un créneau se retrouve vide, alors même que le guichet pourrait accueillir un candidat supplémentaire avant le suivant. Cependant, il doit attendre le créneau suivant pour le faire,
- Si une personne ne se présente pas à son rendez-vous, le créneau réservé reste inoccupé, ce qui est inefficace,
- Si une personnes se présente en avance, les créneaux suivants ne sont pas ajustés en conséquence, ce qui peut créer des trous dans le planning.
C’est ici qu’intervient la gestion des présentation spontanée ainsi que le calcul de notre algoithme en temps réel. Cela permet donc une optimisation des rendez-vous pour en augmenter le nombre.
Conclusion
Le cas de la Mairie de Châteauroux montre comment la digitalisation des services publics est un enjeu réel. Cela peut non seulement améliorer la qualité du service rendu aux citoyens, mais aussi augmenter l’efficacité administrative. En facilitant l’accès aux rendez-vous, en optimisant le nombre de consultations journalières, et en réduisant les temps d’attente, la mairie a su répondre aux besoins de ses administrés. Le résultat : un plus grand nombre de citoyens heureux de pouvoir récupérer rapidement des documents essentiels, dans un environnement mieux organisé et moins stressant.
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