L’accueil est la première impression que l’on donne à ses visiteurs. Il est le reflet d’une entreprise.
Suite à de nombreuses demandes, JeFile développe des fonctionnalités, liées à l’accueil digitalisé, afin de fluidifier l’arrivée de vos visiteurs, intérimaires ou prestataires.
Processus d’arrivée à l’aide d’une borne d’accueil
Le visiteur s’enregistre de manière autonome sur une borne interactive qu’il peut paramétrer dans sa langue. Il saisit ensuite les informations personnelles requises et indique le nom de la personne qu’il souhaite rencontrer.
Une fois l’enregistrement terminé, la borne peut produire un badge d’accès et affiche des informations personnalisées, comme le temps d’attente ou la marche à suivre. Ces messages, entièrement configurables, vous assurent de ne rien oublier d’important.
Une fois la visite terminée, le visiteur annonce son départ sur la même borne afin de savoir à quelle heure il est parti.
Les informations sont alors centralisées dans un journal qui peut être lié avec le système de sûreté de l’entreprise afin de savoir qui est venu de quelle heure à quelle heure.
Ce processus, entièrement automatisé, simplifie et accélère l’accueil, offrant une expérience fluide et professionnelle à chaque visiteur.
Pourquoi opter pour une solution d’accueil digital ?
Choisir une solution d’accueil digitalisé est un investissement stratégique très rentable qui vous permet d’optimiser votre fonctionnement.
- Réduction des coûts : une borne digitale est une solution plus économique sur le long terme qu’un poste d’accueil physique. La suppression d’un poste peut représenter une économie allant jusqu’à 30 000 € par an, un avantage financier non négligeable qui fait aujourd’hui pencher la balance chez nombre de nos clients.
- Sécurité renforcée : les données collectées sont poussées automatiquement dans vos systèmes de sûreté, garantissant une traçabilité et un contrôle d’accès optimal. Vous savez en temps réel qui est sur votre site et à quel moment.
- Gestion des accès 24/7 : notre système assure un accueil efficace et sécurisé même en dehors des heures de bureau. Il fonctionne 24h/24 et 7j/7, gérant les accès de nuit ou du week-end sans coût supplémentaire. Vos visiteurs peuvent s’annoncer en toute autonomie et être pris en charge par le personnel de sécurité.
Les fonctionnalités clés d’une solution d’accueil digitalisée
Notre solution ne se limite pas à l’enregistrement d’un visiteur. Elle intègre des fonctionnalités avancées pensées pour votre sécurité et votre productivité :
- Automatisation des accès : fini les registres papier et les longues saisies manuelles. Notre système enregistre automatiquement les informations et vous permet d’obtenir des données précises et instantanées sur l’ensemble de vos visiteurs.
- Badge d’accès ou QR code : la borne d’accueil peut imprimer des QR codes sécurisés. Ceux-ci permettent un contrôle d’accès fluide et automatisé dans vos locaux.
- Notification de la bonne personne à appeler : un système de notification intelligent prévient ensuite la bonne personne à appeler, qui peut ainsi accueillir son visiteur sans attendre.
- Préenregistrement : entrer dans votre base de données vos rendez-vous afin que les visiteurs ai uniquement à notifier son arrivée sur la borne avec un code unique.
- Expérience personnalisée : entre chartes graphiques, modèles de message ou autres, vous avez la possibilité de personnaliser de A à Z l’expérience utilisateur de vos visiteurs.
Un complément à votre système actuel ?
L’accueil digitalisé ne doit pas forcément remplacer l’humain, il peut aussi l’épauler. Vous avez la possibilité de faire de notre solution un complément à votre système actuel. Ainsi, votre personnel d’accueil peut se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée qui ne peuvent être automatisées :
- La gestion des conflits : l’accueil est le point de contact pour gérer les imprévus. Les employés peuvent mieux gérer les situations complexes en face-à-face.
- Les tâches plus importantes : les employés peuvent se consacrer à des missions essentielles, comme l’orientation des visiteurs, les demandes de renseignements complexes ou la gestion des urgences.
- Élimination des tâches redondantes : vous libérez vos employés des tâches répétitives pour qu’ils puissent se concentrer sur des interactions à plus forte valeur ajoutée.
- Les demandes spécifiques : la technologie ne peut pas encore anticiper toutes les demandes. Vos équipes pourront y répondre et s’adapter, garantissant ainsi un accueil vraiment personnalisé.
Vous avez désormais deux options claires, et toutes deux mènent à l’optimisation de votre fonctionnement.
Vous pouvez choisir de remplacer un poste d’accueil physique par une solution digitale. Ce choix, motivé par une logique de rentabilité, permet de réduire les coûts opérationnels de manière significative tout en maintenant un service d’accueil de haute qualité, disponible 24h/24 et 7j/7.
Sinon, plutôt que de remplacer un poste, vous pouvez aussi choisir de réorienter votre personnel vers des missions à plus forte valeur ajoutée. Libérés des tâches répétitives, vos employés peuvent se concentrer sur des interactions humaines complexes, la gestion des imprévus ou l’accompagnement personnalisé de vos visiteurs, rendant ainsi l’accueil encore plus performant.
Dans les deux cas, vous optimisez votre productivité tout en renforçant votre sécurité. Avec JeFile, vous optez pour une solution qui allie l’efficacité de la technologie à la qualité du service.