La Mairie de Châteauroux a récemment entrepris un projet de digitalisation de la gestion des files d’attente, dans le but de moderniser ses services et d’améliorer l’expérience des usagers.
En adoptant notre solution de gestion des files d’attente, la mairie a pu transformer la manière dont elle gère les afflux de citoyens, en particulier pour les demandes de documents essentiels tels que les passeports, les cartes d’identité et autres services administratifs.
La gestion des présentations spontanées, souvent imprévisibles, a été grandement améliorée. Les citoyens qui se présentent sans rendez-vous à la mairie ne sont plus laissés de côté ou contraints de patienter de manière indéterminée. Au lieu de cela, ils sont immédiatement intégrés dans une file d’attente numérique où un temps d’attente estimé leur est communiqué. Cette approche permet d’assurer que chaque personne, qu’elle ait réservé à l’avance ou non, est prise en charge de manière ordonnée et efficace.
Le système adapte en temps réel la disponibilité des créneaux, offrant ainsi une flexibilité accrue et réduisant la frustration liée aux attentes prolongées. Cela permet de concilier les demandes spontanées avec les rendez-vous planifiés, optimisant ainsi la gestion des flux au sein de la mairie et améliorant l’expérience globale des usagers.
- En cas de prestation plus courte que prévu, un créneau se retrouve vide, alors même que le guichet pourrait accueillir un candidat supplémentaire avant le suivant. Cependant, il doit attendre le créneau suivant pour le faire,
- Si une personne ne se présente pas à son rendez-vous, le créneau réservé reste inoccupé, ce qui est inefficace,
- Si une personnes se présente en avance, les créneaux suivants ne sont pas ajustés en conséquence, ce qui peut créer des trous dans le planning.
C’est ici qu’intervient la gestion des présentation spontanée ainsi que le calcul de notre algoithme en temps réel. Cela permet donc une optimisation des rendez-vous pour en augmenter le nombre.
Le cas de la Mairie de Châteauroux montre comment la digitalisation des services publics peut non seulement améliorer la qualité du service rendu aux citoyens, mais aussi augmenter l’efficacité administrative. En facilitant l’accès aux rendez-vous, en optimisant le nombre de consultations journalières, et en réduisant les temps d’attente, la mairie a su répondre aux besoins de ses administrés de manière plus réactive et satisfaisante. Le résultat est un plus grand nombre de citoyens heureux de pouvoir récupérer rapidement des documents essentiels, dans un environnement mieux organisé et moins stressant.
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